Wenn das Dienstverhältnis nicht gut endet: Ehemalige Mitarbeiter und Datenschutz in Zeiten von KI und Digitalisierung

In den letzten Monaten hatten wir vermehrt mit einem neuen Phänomen zu tun: Zwar gab es schon immer Anfragen und auch Beschwerden von ehemaligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gegen frühere Arbeitgeber (häufig in Fällen, in denen Datenschutzanliegen dazu eingesetzt wurde, sich für eine gefühlte Ungerechtigkeit zu „revanchieren“) – nun beobachten wir aber, dass durch den Einsatz von KI-Sprachmodellen (bspw. ChatGPT, Gemini) nicht nur die Anzahl der Anfragen an Unternehmen und Organisationen stark zunimmt, sondern auch deren Umfang! So unterstützten wir zuletzt eine Klientin dabei, eine 70 Seiten zählende Beschwerde und nachfolgend eine 81-seitige (!) ergänzende Stellungnahme eines ehemaligen Angestellten vor der Datenschutzbehörde abzuwehren. Eine andere Klientin sah sich mit einem 15-seitigen Löschbegehren nach Absage einer Bewerberin konfrontiert. Die betroffenen Personen hatten dabei ganz offenkundig und ausgiebig KI verwendet. Da der Einsatz von KI-Modellen im Behördenverfahren nicht verboten ist und vor der Datenschutzbehörde keine Vertretungspflicht besteht, ist davon auszugehen, dass solche KI-unterstützte Betroffenenanfragen auch in Zukunft öfter anzutreffen sein werden. Dies zum Nachteil der Arbeitgeber, denen als Verantwortliche durch die Behandlung solch umfangreicher Schriftsätze ein nicht unerheblicher (Mehr-)Aufwand entsteht. Gleichermaßen trifft dies zugleich die ohnehin überlastete und dem öffentlichen Spardruck unterliegende Datenschutzbehörde.

Eine weitere zeit- und kostenintensive Herausforderung kann entstehen, wenn langjährige Mitarbeiter Auskunft verlangen. Dabei kann es mitunter passieren, dass – wie im Fall einer Mandantin aus der Industrie – durch eine sehr lange Dienstzeit zehntausende E-Mails mit Personenbezug zur betroffenen Person ausfindig gemacht werden. Solche Verfahren führen zu beträchtlichen Aufwänden für Arbeitgeber (die auch oft gar nicht die technischen Möglichkeiten haben, zehntausende E-Mails zu analysieren und automationsgestützt zu sichten). Zusätzlich erschwert wird die Situation dadurch, dass eine allfällige Kündigung im zeitlichen Umfeld eines solchen, häufig nicht nur datenschutzrechtlich motivierten Anliegens als unzulässige Motivkündigung unwirksam sein könnte. Es bleibt also nur übrig, durch genaue Prüfung des Umfangs des Auskunftsrechtes und dessen Beschränkung durch Rechte des Arbeitgebers und Dritter sowie durch Verhandlung mit dem Arbeitnehmer, den „Schaden“ und den Konflikt gleichermaßen zu begrenzen. Dabei kann es auch hilfreich sein, Motive zu erfragen. Oft liegt der Grund eines solchen Vorgehens ganz woanders und bleibt auch nach Erfüllen eines Auskunfts- oder Löschbegehrens bestehen.