Laut Art 30 DSGVO sind Verantwortliche und Auftragsverarbeiter verpflichtet, ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten zu führen, die sie betreiben. Die Erfahrung zeigt, dass diese Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten im Rahmen einer datenschutzbehördlichen Überprüfung von der Datenschutzbehörde stets angefordert werden. Daher ist es von besonderer Wichtigkeit, diese Verzeichnisse am aktuellen Stand und vollständig zu halten, rechtlich prüfen zu lassen und im Fall der Fälle rasch bei der Hand zu haben.
Das von uns entwickelte Onlineverzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten „Online-VVT“ bietet – bereits seit 2018 – die Möglichkeit, das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten in deutscher oder englischer Sprache online zu erstellen und zu pflegen. Es ist so aufgebaut, dass nicht nur die rechtlichen Mindestanforderungen der beiden Verzeichnisführungspflichten nach Art 30 Abs 1 und 2 DSGVO erfüllt, sondern auch weitere wichtige Einträge erfasst werden können (Rechtsgrundlage, Information über die Verarbeitung, etc.), die für eine umfassende Übersicht und Prüfung , ob die jeweilige Verarbeitung die Vorgaben der DSGVO einhält, erforderlich sind. Im „Online-VVT“ ist außerdem die Durchführung von Schwellenwertanalysen und Datenschutz-Folgenabschätzungen sowie die Dokumentation von Sicherheitsverletzungen möglich. Mit den enthaltenen umfangreichen Checklisten können Sie weiters Ihr Datenschutzmanagement auf Rechtskonformität zu prüfen. Neu hinzugekommen ist hier erst kürzlich die Checkliste „DSB“. Die Fragen darin basieren auf den bisher ausgesandten Fragenkatalogen der österreichischen Datenschutzbehörde im Rahmen der jährlichen Schwerpunktprüfungen und dienen ebenfalls als Selbstcheck, um die eigene Datenschutz-Compliance überprüfen zu können.
Die ständige Weiterentwicklung des „Online-VVT“ ist uns ein großes Anliegen und wird von mehreren erfahrenen Jurist:innen aus unserem Team vorangetrieben. Als wesentliche Neuerungen und Erweiterungen wurden jüngst die Funktionen „Systeme“ und „Mustereinträge“ implementiert:
Unter „Systeme“ ist es nun möglich, beliebige Systeme, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, anzulegen und diese anschließend immer wieder nach Bedarf einzelnen Verarbeitungstätigkeiten zuzuordnen.
Unter „Mustereinträge“ können „Musterempfänger“, „Musterbetroffenenkategorien“, „Musterdatenkategorien“ und „Musterspeicherdauer“ verwaltet werden, um auf diese Weise eine einheitliche Verzeichnung gleicher Kategorien über verschiedene Verzeichnisse und Verarbeitungstätigkeiten hinweg sicherzustellen.
Besonders spannend und praxisrelevant ist die Verwaltung von „Musterempfängern“. Diese neue Funktion bietet die Möglichkeit, Empfänger von Daten zentral zu verwalten, die in vielen Verarbeitungstätigkeiten vorkommen. Genau das ist nicht nur in Konzernen mit vielen Gesellschaften, sondern auch in Einzelunternehmen und Organisationen sehr häufig der Fall. Mittels der „Musterempfänger“ im „Online-VVT“ können z.B. die jeweilige datenschutzrechtliche Rolle der Empfänger definiert, mit diesen abgeschlossene (datenschutzrechtliche) Verträge hinterlegt oder auch geeignete Garantien bei Drittlandsübermittlungen dokumentiert werden. Anschließend ist es möglich, die Musterempfänger bei Anlage oder Überarbeitung von Empfängern in konkreten Verarbeitungstätigkeiten auszuwählen und die hinterlegten Informationen (wenn gewünscht auch samt zukünftiger Aktualisierungen) 1:1 auf Knopfdruck zu übernehmen.
Die Funktionen „Musterbetroffenenkategorie“, „Musterdatenkategorie“ und „Musterspeicherdauer“ bieten Ihnen ähnliche Möglichkeiten zur Vereinheitlichung Ihrer Einträge und zum Ausspielen auf verschiedene Verarbeitungstätigkeiten.
Wir arbeiten bereits an weiteren Funktionen des „Online-VVT“, die Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern und ein noch umfassenderes Datenschutzmanagement ermöglichen sollen. Für die nächsten Monate geplant sind die Möglichkeit der Verknüpfung von Systemen und Musterempfängern, die automatisierte Anzeige der letzten drei Bearbeitungen, eine Drop-Down-Auswahlmöglichkeit von Sachbearbeitern sowie die Übernahme von bestimmten „Musterverarbeitungstätigkeiten“ in Ihr eigenes Verzeichnis.
Wir halten Sie am Laufenden! Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme, um Ihnen einen kostenlosen Testzugang einrichten und Ihnen unser „Online-VVT“ noch näher bringen zu können.
